企业法务的工作制度设计

[发布时间]:2012-04-16

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文/怀远律师事务所李志银 

企业法务管理在制度设计上,与企业其它管理制度有相同点,也有不同点。有些企业在制定法务人员的工作制度时,照搬经营管理制度,或者虽有一些专业上的要求,但点缀而已,实在不知道怎么制定,或者根本就不觉得它还有其特殊的要求,由此导致企业法务工作常常是虽有其名但无其实的尴尬局面。

企业法务工作人员作为企业员工,其工作制度与其它应当具有相同之点,比如,业务学习和培训制度、信息反馈工作制度等等。企业法务管理制度既然称之为制度,也应当具备一般管理制度的基本要求,比如,在制度设计和执行上,必须遵循“纵向到底、横向到边”的管理原则,等等。任何一个企业的管理制度,都是一个综合性、系统性的体系,企业法务制度是这个体系中不可分割的组成部分,必须服合整个体系的总体要求。

但是,企业法务也有其鲜明的个性化特点,它在具体设计上,必须围绕法务工作的中心任务和要求仔细厘定。企业法务工作的中心任务是什么?是收集企业在运行过程中原始形成的第一手证据,包括证据形成过程中的证据积累,证据甄别、证据完善、证据固定,到最后对证据做出系统性的分析和评价。我一再说,企业法务的出发点是立足于可能出现的诉讼,包括主动发起的诉讼和被动应付别人发起的诉讼。一些恶意形成的诉讼想躲也躲不过去。企业要立足于打官司、打大官司,不要害怕打官司;要以准备打官司,不害怕打官司来防止和减少打官司,如同国家必须加强国防,以准备打大仗、打恶仗的备战方式,实现不打仗或者不打恶仗的国防效果。企业法务人员在日常法务管理中,加强证据意识,积累并固定有效证据,提高证据的证明力,应对可能发生的诉讼,如同在战争没有打响以前,为了应对可能发生的战争准备枪支弹药,修筑防御工事,制定作战方案,进行军事布置,使部队处于临战状态一样,是企业法务工作的基本任务。商战与军事上的战争是十分相似的,军事上有合作、有妥协,有军备竞赛和军事恐吓;商业活动也充满了合作、竞争、妥协和技术装备上的竞赛,一旦出现了诉讼,许多情况下就是你死我活的搏斗。国有企业的领导对这种残酷性往往体会不深,没有出现跳楼自杀的情况,但是,对于民营、私营企业家来说就不一样了。因此,在法务工作制度的设计上,应当首先考虑企业法务工作的中心任务,并围绕中心任务的要求设计工作程序和工作标准,才能有效发挥企业法务的防范作用。

企业法务制度还必须注重程序化的操作要求,这与企业其它管理制度也有区别。企业工作的最大特点是:大多数业务工作都是简单的,重复的,是程序化特点最为集中的地方。企业的业务工作人员掌握这些简单的、重复的、完全程序化的工作方法,是企业员工应知应会的基本要求,在许多情况下,有全国统一的操作规范或者操作指引,可以拿来使用,不需要将其作为管理制度加以规定。而企业法务的证据的处理过程是千变万化的,没有也不存在设备运行之前的开车、试车,允许再次开车或者试车。许多证据的形成是事先设计的,需要事先制定工作计划;还有一些证据是随机的,稍纵即逝,机会性很强。在这种情况下,制度只能提出要求,不能给出某种具体的模式或者方法。企业法务工作的程序化要求不在于这些技术性质的细节当中,但是,对证据的处理过程,包括依据证据所所包含的各种信息,对事件发展趋势进行判断,与企业法律顾问的沟通或会商、与外聘律师的沟通或会商,报告、处理,等等,都应当有程序可循。

企业法务证据的标准化方法与产品技术工作中的标准化方法也有区别。技术标准有企业标准、行业标准和国家标准,可以随时验证。法务证据的标准化来源于法律规定,例如,在实体法方面,有合同主要内容(要素)的规定,有主从合同的规定,有要式不要式的规定;在程序法方面,有证据来源、证据形式、证据效力及其证明力的规定,等等。这些规定都是证据是否符合法律规定,是否符合合法化要求的规定,虽然不将其称之为证据标准,或者反过来叫标准证据,但是,它在实际上都类似于在产品技术上通常所说的“标准件”、或者“非标准件(非标产品)”。证据的标准化方法实际上就是指企业的法务人员所“生产”的证据是标准的或者是非标准的。和产品技术标准一样,通过标准化方法取得的证据,是律师、行政执法人员和法官所需要的证据,具有相对较高的证明力,而通过非标准花方法取得的证据,则是律师、行政执法人员和法官认为是证明力较低的有瑕疵的证据。企业法务工作制度不可能将每一种证据的收集和固定方法一一厘定,但是,也应有一定的方法可循。

企业法务制度是法务人员工作的基本制度,是企业法务制度化建设的重要内容,一个工作流程清晰,资料准确,信息沟通便捷通畅,处理及时妥当的法务工作局面,必须有一个思考周密,表述清楚,职责分明,要求严格而可操作性强的制度支持,否则,不能完成企业赋予法务人员的工作使命。在目前企业法律文化不足,经验较少的情况下,企业法务工作制度不应过分繁杂或者过分精细,应当按照能执行多少订多少,不能执行的暂且不订的原则制定,在简单易行的基础上,不断总结经验,充实提高。

转自:http://management.sinoth.com/Doc/article/2009/1/23/server/1000033008.htm
 

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